WhatsApp Business come funziona: guida per attività locali
WhatsApp Business: come funziona
Parli con i clienti dal tuo WhatsApp? Che cosa cambia con WhatsApp Business
Come funziona WhatsApp Business per chi ha una sede e clienti della zona: che cosa aggiunge al WhatsApp che usi già, come si attiva con il cellulare o con il fisso, quali messaggi manda da solo. Con limiti e regole sul consenso letti sulle pagine ufficiali il 10 ottobre 2026.
Aggiornato il 10 ottobre 2026 · 13 min di lettura
Profilo dell’attività su WhatsApp Business
- NomeStudio Rossi
- OrariLun-Ven 9-19
- IndirizzoVia Roma 10
- Messaggio d’assenzaFuori orario
Buonasera, siete aperti sabato mattina?
Grazie del messaggio. Adesso siamo chiusi: riapriamo domani alle 9 e rispondiamo per primi a chi ci ha scritto.
Esempio illustrativo
Cos’è WhatsApp Business e quanto costa
WhatsApp Business è l’app gratuita di WhatsApp per chi ha un’attività e parla con i clienti in chat. Loro non devono installare nulla: ti scrivono dal WhatsApp che hanno già.
WhatsApp Business App gratuita per Android e iPhone con cui una piccola attività parla con i clienti su WhatsApp usando un profilo pubblico, messaggi automatici, risposte rapide, catalogo e liste broadcast. In inglese: WhatsApp for Business.
«WhatsApp Business è un’app gratuita. È disponibile per Android e iPhone ed è pensata per i proprietari di piccole aziende.»
WhatsApp Business è gratis?
Sì: l’app e le funzioni di questa guida sono gratuite. Al 10 ottobre 2026 WhatsApp indica come a pagamento solo strumenti facoltativi, tra cui l’abbonamento Meta Verified, le inserzioni e i messaggi di marketing, per i quali «paghi per ogni messaggio che viene consegnato» e che sono «disponibili solo in alcuni Paesi».
Ai privati non serve: «Se non hai un’attività, non è necessario scaricare WhatsApp Business».
Fonti: Centro assistenza di WhatsApp, pagine su WhatsApp Business, Meta Verified per le aziende e messaggi di marketing.
Differenza tra WhatsApp e WhatsApp Business
La differenza tra WhatsApp e WhatsApp Business sta negli strumenti per lavorare, che solo la seconda ha. Sono due app distinte e un numero può stare su una sola. Il terzo prodotto, la piattaforma WhatsApp Business, è per aziende più grandi.
| Confronto | App WhatsApp Business | Piattaforma WhatsApp Business | |
|---|---|---|---|
| Per chi è | Per chi non ha un’attività | Per «i proprietari di piccole aziende» | Per aziende «di dimensioni medio-grandi» |
| Quanto costa | Gratuita | Gratuita, con strumenti facoltativi a pagamento | Una tariffa per ogni messaggio consegnato |
| Come si usa | App sul telefono | App sul telefono e fino a quattro dispositivi collegati | Collegamento tecnico (API), anche tramite «un fornitore di soluzioni aziendali» |
| Strumenti | Chat, gruppi, liste broadcast | In più: profilo, messaggi automatici, risposte rapide, etichette, catalogo, link diretto, QR code | Conversazioni avviate solo con modelli di messaggio approvati |
Fonti: Informazioni sui prodotti WhatsApp Business, dispositivi collegati, Normativa sui messaggi di WhatsApp Business, prezzi della piattaforma (in inglese).
Come installare WhatsApp Business e creare il profilo
Per installare WhatsApp Business scarichi l’app, verifichi un numero e compili il profilo. Prima decidi quale numero usare: non potrà restare anche sul WhatsApp personale.
| Numero che registri | Che cosa succede |
|---|---|
| Il cellulare che usi già con i clienti | L’account passa a WhatsApp Business con chat e file; da WhatsApp quel numero esce |
| Il fisso dell’attività, o una seconda SIM | Il WhatsApp personale resta com’è: sullo stesso telefono hai due app con due numeri |
- 1Scarica l’appDal Google Play Store o dall’App Store, poi «Accetta e continua».
- 2Verifica il numeroInserisci il codice a sei cifre ricevuto per SMS o con una chiamata. Se il numero è già su WhatsApp l’app propone di trasferire chat e file: prima fai un backup e salva in rubrica i contatti creati solo dentro WhatsApp, che altrimenti si perdono.
- 3Compila il profiloNome, fino a tre categorie, orari, foto, indirizzo, sito e descrizione. Si modifica dalla scheda «Strumenti», voce «Profilo».
WhatsApp Business con il numero fisso
«WhatsApp è un’app per cellulari. Puoi registrare una linea fissa solo sull’app WhatsApp Business: riceverai il codice di verifica tramite una chiamata al numero della linea fissa.»
- L’app resta sullo smartphone. Alla richiesta del codice scegli «Chiamami»: una voce automatica detta le sei cifre.
- Serve «un numero di telefono fisso senza interno»; tra i numeri non supportati WhatsApp elenca VoIP e numeri verdi.
- Se la chiamata non arriva, WhatsApp non manda il codice in altri modi.
Fonti: Centro assistenza di WhatsApp, pagine su download, registrazione, passaggio da WhatsApp, ritorno a WhatsApp e modifica del profilo.
Messaggi automatici su WhatsApp Business: benvenuto, assenza, risposte rapide
I messaggi automatici di WhatsApp Business sono due e fanno da risponditore automatico: il messaggio di benvenuto, per chi ti scrive la prima volta, e il messaggio d’assenza, per quando non ci sei. Le risposte rapide sono testi salvati che richiami tu digitando «/». Si impostano dalla scheda «Strumenti» (percorsi letti il 10 ottobre 2026).
| Funzione | Quando parte | Percorso e limiti |
|---|---|---|
| Messaggio di benvenuto | Al primo messaggio di un cliente e dopo 14 giorni di silenzio in quella chat | «Messaggio di benvenuto», «Invia messaggio di benvenuto». Con «Destinatari» scegli a chi mandarlo |
| Messaggio d’assenza | Sempre, in un periodo scelto o «Al di fuori degli orari di apertura», se li hai messi nel profilo | «Messaggio d’assenza», «Invio messaggio d’assenza», «Programma» |
| Risposte rapide | Quando le richiami tu in chat | «Risposte rapide». Al massimo 50; alcune, con orari e indirizzo, le prepara l’app |
Benvenuto e assenza partono solo se il telefono è connesso a Internet.
Benvenuto · negozio
Ciao, grazie per averci scritto. Siamo [nome], in [via]. Dicci che cosa cerchi: rispondiamo in giornata.
Benvenuto · studio
Buongiorno, è lo Studio [nome]. Per un appuntamento ci scriva il giorno e la fascia oraria che preferisce.
Assenza · fuori orario
Grazie del messaggio. Adesso siamo chiusi: riapriamo [giorno] alle [ora] e rispondiamo per primi a chi ci ha scritto.
Assenza · ferie
Siamo chiusi per ferie fino al [data]. Rispondiamo dal [data]. Per le urgenze: [telefono].
Risposta rapida · /orari
Siamo aperti dal lunedì al sabato, dalle [ora] alle [ora]. Ci trovi in [via].
Risposta rapida · /conferma
Confermo l’appuntamento di [giorno] alle [ora]. Per un imprevisto ci scriva qui: liberiamo il posto.
Fonti: Centro assistenza di WhatsApp, pagine su messaggi di benvenuto, messaggi di assenza e risposte rapide.
Etichette, catalogo, link diretto e QR code
Etichette e catalogo tengono in ordine chat e offerta; link diretto e codice QR portano i clienti nella tua chat senza che salvino il numero. Stanno tutti nella scheda «Strumenti».
| Strumento | A che cosa serve | Percorso e limite dichiarato |
|---|---|---|
| Etichette, ora «liste» | Segnare le chat per tipo: nuovo cliente, da richiamare | «Liste», «Nuova lista». Fino a 20 |
| Catalogo di WhatsApp Business | Mostrare nel profilo prodotti o servizi | «Catalogo», «Aggiungi un nuovo articolo». Servono titolo, foto e Paese di origine; ogni articolo si vede dopo l’approvazione di WhatsApp |
| Link diretto (short link) | Aprire la chat con te con un tocco, da sito e social | «Link diretto», su Android nel menu con i tre puntini. Chiunque abbia il link può scriverti |
| Codice QR | Far partire una chat da un cartello o da un biglietto | Da «Link diretto». Messaggio già scritto di 140 caratteri al massimo |
Dove le etichette ci sono ancora, su Android stanno nel menu della scheda «Chat».
Fonti: Centro assistenza di WhatsApp, pagine su etichette, liste, catalogo (dati richiesti), link diretti, codice QR e messaggio del codice QR.
Liste broadcast su WhatsApp: come funzionano e che limiti hanno
Una lista broadcast manda lo stesso messaggio a molti clienti insieme: ognuno lo riceve nella sua chat con te e risponde solo a te. Arriva però soltanto a chi ha il tuo numero in rubrica: chiedi ai clienti abituali di salvarlo.
«Questo messaggio sarà inviato a tutti i clienti nella lista, a condizione che abbiano salvato il tuo numero nella rubrica del loro dispositivo.»
Su Android si crea dalla scheda «Chat»: menu con i tre puntini, «Broadcast business». Su iPhone da «Impostazioni», «Liste broadcast», «Nuova lista». Dai dispositivi collegati, computer compreso, le liste non si creano e non si vedono.
I limiti dichiarati al 10 ottobre 2026
- Destinatari: la pagina dell’app Business non indica un massimo; quella di WhatsApp sì: «È possibile includere fino a 256 contatti in ogni lista broadcast».
- Invii: per l’app WhatsApp, in alcuni Paesi, è in arrivo un limite mensile ai messaggi broadcast, 35 dove è attivo.
Lista broadcast, gruppo, canale o community
| Strumento | Chi riceve e chi risponde | Limite dichiarato |
|---|---|---|
| Lista broadcast | I contatti che scegli; ognuno risponde solo a te | 256 contatti per lista (pagina di WhatsApp) |
| Gruppo | Tutti i membri, che leggono anche le risposte degli altri | 1.024 membri |
| Canale | Chi si iscrive; nessuno può rispondere, solo reazioni e sondaggi | Non indicato; non ancora disponibile per tutti |
| Community | I membri di più gruppi riuniti, con gli avvisi degli amministratori | 100 gruppi; non si crea dall’app Business |
Tre esempi, per chi ha accettato di riceverli:
Arrivo o novità
Buongiorno da [nome]. È arrivato [prodotto]: lo trova in negozio da domani. Per non riceverne più risponda STOP.
Cambio di orario
Da lunedì [data] il nostro orario cambia: [nuovo orario]. Per non ricevere più messaggi rispondi STOP.
Posti liberi
Si sono liberati due appuntamenti: [giorno e ora], [giorno e ora]. Chi risponde per primo prenota. Per uscire dalla lista scriva STOP.
Chi risponde STOP va tolto dalla lista in giornata. Per le offerte vedi promozioni per attirare clienti.
Fonti: Centro assistenza di WhatsApp, pagine su liste broadcast nell’app Business, liste broadcast, limiti per i broadcast, gruppi, canali e community.
Le regole: a chi puoi scrivere e cosa rischia l’account
Puoi scrivere per primo a un cliente solo se ti ha dato il numero e ha accettato di ricevere i tuoi messaggi: lo chiedono WhatsApp e, per i messaggi promozionali, la legge italiana.
Che cosa chiede WhatsApp
La Normativa sui messaggi di WhatsApp Business, aggiornata il 23 settembre 2026, vale anche per l’app. Che il cliente ti abbia scritto non basta:
«se un utente contatta un’azienda, tale azione non implica un’accettazione. L’utente deve sempre autorizzare la ricezione di futuri messaggi proattivi da parte dell’azienda su WhatsApp.»
Rispondere fa parte della conversazione che ha aperto lui; per scrivergli tu nei giorni dopo chiedi il permesso e annota la data. Chi dice basta va tolto dalle liste.
Che cosa chiede la legge italiana
Per un’offerta o un invito a tornare l’articolo 130 del Codice della privacy chiede il consenso di chi riceve: vale per email, SMS e messaggi «di altro tipo», e per il Garante la stessa disciplina si applica ai messaggi promozionali inviati con WhatsApp. Va raccolto prima, e non si può chiedere con il primo messaggio promozionale; l’eccezione per i propri clienti riguarda solo l’email. Non è un parere legale: senti chi ti segue sulla privacy.
Gli errori che fanno sospendere un account
Anche una lista può far sospendere l’account:
«Tieni presente che se invii messaggi broadcast con troppa frequenza, qualcuno potrebbe segnalare i tuoi messaggi, e gli account segnalati ripetutamente vengono sospesi.»
- Scrivere a numeri presi da elenchi: è vietato l’uso di «liste di contatti che non ti appartengono».
- Usare programmi per invii in blocco o versioni modificate dell’app: WhatsApp chiede di non inviare «messaggi di massa, messaggi automatici o chiamate automatizzate». Benvenuto e assenza sono funzioni dell’app: rispondono a chi ti ha scritto.
Chi viene sospeso può toccare «Richiedi revisione»; se il pulsante manca, la sospensione è definitiva. Con l’account sospeso non puoi usare WhatsApp né leggere le chat con i clienti.
Fonti: Normativa sui messaggi di WhatsApp Business; Termini di WhatsApp per l’app WhatsApp Business; sospensione di un account nell’app WhatsApp Business; sospensione degli account; app non ufficiali; Codice della privacy, articolo 130, su Normattiva; linee guida del Garante del 4 luglio 2013.
Tre usi per un’attività locale
A un’attività con una sede WhatsApp Business serve per tre cose: rispondere a chi arriva da Google, confermare gli appuntamenti, chiedere una recensione.
1. Rispondere a chi arriva dalla scheda Google
Se il profilo è verificato, la scheda Google può mostrare un’opzione che apre una chat con te. Da «Modifica profilo», «Contatto», «Chat» aggiungi un link nel formato https://wa.me/ seguito dal numero con il prefisso internazionale; Google avverte che è disponibile solo in alcune regioni.
Chi ti scrive da lì sta ancora scegliendo, e può scrivere anche a un’altra attività. Quanto vale per te, in un anno, ogni richiesta che riceve una risposta in giornata? Con benvenuto e assenza, chi scrive alle nove di sera sa subito quando gli risponderai. Per il resto della scheda vedi come ottimizzare la scheda Google My Business.
2. Confermare un appuntamento
Salva la conferma tra le risposte rapide e mandala nella chat in cui il cliente ha prenotato. Per il promemoria del giorno prima chiedi il permesso mentre fissate la data. Per i reclami vedi come rispondere a un cliente insoddisfatto.
3. Chiedere una recensione dopo la visita
Il link lo crea Google: nel Profilo dell’attività, «Leggi recensioni», «Ottieni più recensioni», «Copia». Google suggerisce la chat: «Aggiungilo al termine di un’interazione via chat». Salvalo in una risposta rapida e mandalo a visita conclusa, dopo aver chiesto al cliente se puoi: l’articolo 130 non dice se una richiesta di recensione sia un messaggio promozionale, e il permesso toglie il dubbio.
Risposta rapida · /recensione
Grazie per essere passato oggi. Se le va di raccontare com’è andata, la recensione su Google si lascia da qui: [link]. Scriva quando vuole.
Stesso testo per ogni cliente, senza premi: Google vieta gli incentivi e di «sollecitare selettivamente recensioni positive da parte dei clienti».
Altri dettagli in link per le recensioni Google e frasi per chiedere recensioni.
Fonti: Google, Chatta con i clienti dal profilo dell’attività, Crea un link o un codice QR per richiedere recensioni e norme di Google Maps sulle recensioni; WhatsApp, Come usare la funzione clicca per chattare.
Fonti
Le informazioni su regole e funzioni vengono dalle pagine ufficiali elencate qui sotto, lette il 10 ottobre 2026. Google e gli altri servizi cambiano spesso nomi e percorsi dei menu: se una voce non corrisponde, fa fede la pagina ufficiale.
- Informazioni su WhatsApp BusinessL’app è gratuita, per Android e iPhone; a chi è destinata; un numero non può stare su due app
- Informazioni sui prodotti WhatsApp BusinessDifferenza tra app e piattaforma; fornitori di soluzioni aziendali
- Come scaricare l’app WhatsApp BusinessPassaggi di installazione, campi del profilo, due app con due numeri
- Come registrarsi nell’applicazione WhatsApp BusinessNumero fisso, opzione «Chiamami», interni, numeri non supportati, costo di SMS e chiamata
- Informazioni sul formato internazionale dei numeri di telefonoLa linea fissa si registra solo sull’app WhatsApp Business
- Come trasferire il tuo account di WhatsApp Messenger all’app WhatsApp BusinessChe cosa passa alla nuova app, backup, contatti che si perdono
- Informazioni su come spostarsi tra le applicazioni WhatsApp Messenger e WhatsApp BusinessRitorno a WhatsApp: catalogo e raccolte non si trasferiscono
- Come modificare il profilo businessPercorso «Strumenti», «Profilo»; campi modificabili
- Come usare i messaggi di benvenutoQuando parte, regola dei 14 giorni, destinatari, connessione a Internet
- Come usare i messaggi di assenzaPercorso, opzioni di programmazione, destinatari
- Come usare le risposte rapideLimite di 50, uso con «/», risposte predefinite
- Come usare le etichetteLe etichette diventano liste; limite di 20; percorso su Android
- Come usare le liste (app WhatsApp Business)Percorso «Strumenti», «Liste», «Nuova lista»; limite di 20
- Informazioni sul catalogoDati richiesti per ogni articolo; prezzi solo in alcuni Paesi
- Come creare e mantenere un catalogoPercorso e approvazione degli articoli da parte di WhatsApp
- Come creare link direttiDove si trova il link diretto e chi può usarlo
- Come visualizzare il codice QR di WhatsApp BusinessPercorso su Android e su iPhone
- Come modificare il messaggio predefinito per il codice QR di WhatsApp BusinessLimite di 140 caratteri
- Come usare la funzione clicca per chattareFormato del link wa.me
- Come usare le liste broadcast nell’app WhatsApp BusinessChi riceve il messaggio, come si crea la lista, risposte
- Come usare le liste broadcastLimite di 256 contatti per lista; nessun tetto al numero di liste
- Informazioni sui limiti per i broadcastLimite mensile ai messaggi broadcast, in alcuni Paesi
- Informazioni sui messaggi di marketingPagamento per messaggio consegnato; disponibilità solo in alcuni Paesi
- Come creare un gruppo e invitare altre persone a entrarviLimite di 1.024 membri
- Informazioni sui canali nell’app WhatsApp BusinessAggiornamenti a senso unico, reazioni e sondaggi, disponibilità
- Come creare una communityLimite di 100 gruppi; non si crea dall’app WhatsApp Business
- Informazioni sui dispositivi collegati nell’app WhatsApp BusinessQuattro dispositivi collegati, 14 giorni, liste broadcast non disponibili
- Informazioni su Meta Verified per le aziende su WhatsAppL’abbonamento e il badge di verifica
- Come rispettare le normative sulle vendite e sui messaggi di WhatsApp BusinessA chi può scrivere un’azienda; il contatto del cliente non vale come consenso
- Come usare WhatsApp in modo responsabilePratiche che portano alla sospensione
- Informazioni sulla sospensione di un account nell’app WhatsApp BusinessRichiesta di revisione, sospensione definitiva
- Informazioni sulla sospensione degli accountCon l’account sospeso non si accede alla cronologia delle chat
- Informazioni sulle app non ufficialiRischi delle versioni modificate dell’app
- Normativa sui messaggi di WhatsApp Business (ultimo aggiornamento: 23 settembre 2026)Ambito, consenso, richieste di non ricevere messaggi, modelli di messaggio della piattaforma
- Termini di WhatsApp per l’app WhatsApp Business (in vigore dal 23 settembre 2026)Uso solo aziendale, costi a carico dell’utente, settori con obblighi di riservatezza
- WhatsApp Business Platform Pricing (in inglese)Come si paga la piattaforma
- Chatta con i clienti dal profilo dell’attività, Guida di Profilo dell’attività su GoogleOpzione WhatsApp nella scheda Google e percorso
- Crea un link o un codice QR per richiedere recensioni, Guida di Profilo dell’attività su GoogleDove si copia il link e l’indicazione di usarlo in chat
- Contenuti vietati e con limitazioni, norme di Google MapsDivieto di incentivi e di richieste selettive
- Codice in materia di protezione dei dati personali, decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, articolo 130 (Normattiva)Consenso per i messaggi promozionali; eccezione limitata all’email
- Linee guida in materia di attività promozionale e contrasto allo spam, Garante per la protezione dei dati personali, 4 luglio 2013La disciplina vale per WhatsApp; il consenso si raccoglie prima
Prima di decidere
Domande frequenti
Quanto costa un account WhatsApp Business al mese?
Nulla: l’app è gratuita, senza canone. Paghi solo gli strumenti facoltativi che attivi, come Meta Verified o i messaggi di marketing. La piattaforma per aziende medio-grandi ha invece una tariffa per ogni messaggio consegnato.
Posso avere WhatsApp e WhatsApp Business sullo stesso telefono?
Sì, con due numeri diversi: per esempio il cellulare personale su WhatsApp e il fisso su WhatsApp Business. Lo stesso numero non può stare su entrambe.
Che cosa succede se trasformo il mio WhatsApp in un account business?
Il numero resta lo stesso e le chat, con foto e file, passano alla nuova app. Si perdono i contatti salvati solo dentro WhatsApp. Puoi tornare indietro, ma il catalogo non si trasferisce.
Quali sono gli svantaggi di WhatsApp Business?
I limiti dichiarati: il numero non può restare anche sul WhatsApp personale, i messaggi broadcast arrivano solo a chi ti ha in rubrica, benvenuto e assenza partono solo con il telefono connesso.
WhatsApp Business si può usare dal computer?
Sì: si collegano fino a quattro dispositivi oltre al telefono, così rispondono più persone. Il collegamento cade se il telefono resta inutilizzato per oltre 14 giorni.
Esistono trucchi per WhatsApp Business?
Quelli utili sono funzioni dell’app: risposte rapide richiamate con «/» e messaggio già scritto nel codice QR. Programmi per l’invio in blocco e versioni modificate dell’app violano i termini e possono far sospendere l’account.
Il test gratuito
Che cos’è il Test della Preferenza Locale e cosa ci guadagni
Chi ti scrive su WhatsApp spesso ti ha trovato su Google, e prima di scrivere ha guardato voto e recensioni: i tuoi e quelli delle attività vicine. Il Test ti mostra che cosa ha visto in quel momento.
È un’analisi gratuita della tua attività, preparata da una persona sui dati pubblici di Google. Ti mostra come ti vede oggi un cliente che ti confronta con le attività della tua zona, e risponde a tre domande.
Ti trovano?
Dove compari su Google Maps rispetto alle attività della tua zona, e se ChatGPT, Gemini e Perplexity ti nominano quando qualcuno chiede un consiglio.
Si fidano?
Voto, numero di recensioni, quanto sono recenti, quante hanno una risposta e quali critiche sono rimaste senza replica.
Ti scelgono?
Il confronto con le attività vicine, punto per punto: dove sei avanti, dove ti fermi e da che cosa conviene partire.
Per chiederlo bastano il nome della tua attività, come compare su Google, e i tuoi recapiti. Lo prepariamo noi e uno Specialista ti contatta per spiegartelo. Non serve l’accesso al tuo account Google e non devi acquistare nulla, né prima né dopo.
Il prossimo passo
Prima di scriverti, che cosa ha visto di te su Google?
Quanto può valere, in un anno, anche una sola persona in più al mese che scrive a te invece che a un’altra attività della zona? Il Test della Preferenza Locale, gratuito, mette voto, numero di recensioni, date e risposte della tua scheda Google accanto a quelli delle attività vicine, su Google Maps e nelle risposte delle AI.
- Gratuito
- Solo dati pubblici
- Nessun acquisto richiesto
Per continuare